办理商标许可合同备案需要的材料有：
1、商标使用许可合同备案申请书（一件注册商标许可一个被许可人使用，应提交一份商标使用许可合同备案申请书。使用许可合同备案申请由许可人办理）。
2、商标使用许可合同原件或经公证的复印件（合同文字使用外文的应当同时附送相应的中文译本，并由申请人或代理组织签章确认）。
3、许可人、被许可人主体资格证明文件。
许可人或被许可人为自然人的，应当提交能够证明其身份的有效证件的复印件（如身份证等）；许可人或被许可人为法人或其他组织的，应提交加盖申请人公章的营业执照副本的复印件。许可人或被许可人为外国及我国港、澳、台地区法人或其他组织的，应提交能够证明许可人有效存续的营业登记证明文件复印件。文件使用外国文字的，应提供中文翻译件。
4、委托商标代理组织办理的，提交商标代理委托书；自行到商标注册大厅办理的，应提交经办人的身份证复印件。
5、再许可的，还应提交主许可和前面历次许可的所有许可人含有同意进行再许可内容的许可合同或授权书原件或经公证的复印件。同时，主许可合同和前面历次许可合同应办理备案。
具体要求：
1、所有书件应当字迹工整、清晰，备案申请书应当打字或者印刷。
2、许可合同双方当事人应当在合同上签字或盖章。当事人为自然人的，应当签字；当事人为法人或其他组织的，应当加盖公章；当事人为外国或我国港、澳、台地区法人或其他组织可以由法定代表人或者授权人签字。
3、商标使用许可合同必须具备以下条款
（1）许可使用的商标名称及其注册证号码；
（2）许可使用的商品及服务范围；
（3）许可使用的期限；
（4）许可人对被许可人使用其注册商标的商品质量进行监督的条款；
（5）被许可人在其使用许可商标的商品上标明被许可人的名称和商品产地的条款。
4、共有商标申请许可合同备案，备案申请书可以仅由代表人签署，但应提供全体共有人签署的授权文件，同时，商标使用许可合同应当由全体共有人签署。
5、申请书上的许可人名称、注册证号、商品或者服务名称应与《商标注册证》上的注册人名义、注册证号、商品或者服务名称完全相同：
（1）申请书上的许可人名称、注册证号、商品或者服务名称应与《商标注册证》上的注册人名义、注册证号。
（2）许可使用的商品或服务不得超出《商标注册证》核定使用的商品或服务范围。
（3）许可使用的期限不得超过商标的有效期限。
（4）如属于再许可的，应在是否再许可项选是。如不属于再许可的，应在是否再许可项选否。再许可的许可使用商品或服务以及期限还不得超出主许可的授权范围。
（5）许可使用商品或服务与注册证一致的，可以填写为“同注册证”。